14.04.2021

Требования к проведению выставок и ярмарок

Мероприятия, проводимые организаторами выставочных программ

Предварительный этап.

Работа по организации выставки, работа с потенциальными участниками выставки, заключение контрактов на участие.

Реклама предстоящей выставки.

Организация выставки.

• 1. Работы с экспонентами по всем направлениям этапа "запуска выставки"
• 2 Проверка и корректировка экспозиционного плана выставки. Детализированный план для застройщика
• 3 Подготовка работы сервис -бюро на выставке
• 4 Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы

Перечень оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования

• 5 Составление перечня дополнительного оборудования, заказанного экспонентами.
• 6 Размещение рекламы в СМИ, направленной на привлечение посетителей и создание положительного общественного резонанса
• 7 Макетирование и изготовление каталога.
• 8 Изготовление полиграфической и сувенирной продукции
• 9 Разработка и реализация оформления выставочного пространства
• 10 Подготовка и рассылка приглашений Официальным лицам и персонам VIP
• 11 Подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. РR акции, прямое приглашение представителей СМИ. Пресс-релиз выставки
• 12 Подготовка церемонии Официального открытия выставки
• 13 Формирование папок экспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке
• 14 Привлечение наемного персонала на период проведения выставки (социологическая группа, переводчики, обслуживающий персонал и т.д.)
• 15 Определение методики статистических и социологических исследований на выставке
• 16 Привлечение фотографа, съемочной группы для работы на выставке, режиссура съемок
• 17 Подготовка заявочных материалов и рекламной продукции проекта на следующий год
• 18 Разработка плана- графика экскурсий на выставке (время, тема, маршрут)
• 19 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников для работы на выставочной площадке в период выставки

Проведение выставки

• 1. Застройка Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.) Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона Организация сервис-бюро Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы) «Папка экспонента»
• 2. Рабочие дни выставки Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет VIР Реализация деловой программы: * Регистрационные листы * Социологическое исследование * Отчетные и рекламные материалы мероприятия * Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест) * Регистрация участников, раздача материалов * Ведение протокола * Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы * Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия Подготовка ежедневной Программы дня и ее размещение внутри выставочного павильона Программа дня Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов и СО, консультации экспонентов, организационные вопросы) Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение Наборы рекламной продукции Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра График объявлений и тексты Организация графика встреч официальных лиц и партнеров База данных и переговоры с партнерами и официальными лицами Реализация социологического исследования по проекту (тиражирование анкет, контроль над ходом исследования) Результаты социологического исследования Организация тематических экскурсий на выставке (маршрут, организация транспорта по мере необходимости и т.д.) Организация видео- и фотосъемки Видео-, фотоматериалы Работа с экспонентами по участию в выставке следующего года Заявки на участие в выставке следующего года Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ Договора и протоколы о намерениях.
• 3. Демонтаж выставки
• 4. Подведение итогов выставки